La obligatoriedad de recibir facturas electrónicas es un aspecto importante de la Ley Crea y Crece, que también afecta a las comunidades de vecinos, aunque con algunas particularidades.
La Ley establece que tanto las empresas como los autónomos están obligados a recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. Esto significa que si una empresa o autónomo os envía una factura, como comunidad de vecinos debéis estar preparados para recibirla en formato electrónico.
¿Qué implica esto en la práctica?
Cuando hablamos de 'factura electrónica' no nos estamos refiriendo a emitir y recibir facturas en PDF. La Ley de factura electrónica supone un cambio radical en la forma en que se emiten y gestionan las facturas, y todas las empresas, incluidas las comunidades de vecinos, deben prepararse con tiempo suficiente a su entrada en vigor.
Adaptación de sistemas. Debes contar con los sistemas informáticos adecuados para recibir, almacenar y gestionar las facturas electrónicas que te envíen tus proveedores. Esto puede implicar la adaptación del software de gestión y contabilidad y la implementación de una plataforma específica para la gestión de facturas electrónicas y la comunicación con la administración pública.
Comunicación con proveedores: Es fundamental que comuniques a tus proveedores que estás preparado para recibir facturas electrónicas y les facilites los datos necesarios para poder enviarte las facturas de forma correcta.
Conservación de las facturas: Las facturas electrónicas deben conservarse durante el plazo establecido por la normativa tributaria, al igual que las facturas en papel. Lo más aconsejable es que tu plataforma de gestión de facturas incluya esta opción.
¿Qué ocurre si no cumplo con esta obligación?
El incumplimiento de la obligación de recibir facturas electrónicas puede acarrear sanciones administrativas. Por lo tanto, es importante que te adaptes a esta nueva forma de facturación para evitar problemas con la Administración Tributaria.
¿Cómo afecta la factura electrónica a las comunidades de vecinos?
A efectos de la Ley de factura electrónica, una comunidad de vecinos es una entidad jurídica como cualquier otra y, por consiguiente, está obligada a poner los medios para adaptarse a la misma.
Obligación de recibir facturas electrónicas: Al igual que cualquier otra entidad, las comunidades de vecinos deben estar preparadas para recibir facturas electrónicas de sus proveedores (empresas de suministros, mantenimiento, etc.).
Comunicación con proveedores: Es fundamental que la comunidad de vecinos comunique a sus proveedores su disposición a recibir facturas electrónicas y les facilite los datos necesarios para ello.
Conservación de las facturas: Las facturas electrónicas recibidas por la comunidad deben conservarse durante el plazo establecido por la normativa tributaria.
Transparencia: La factura electrónica puede contribuir a una mayor transparencia en la gestión de la comunidad, ya que facilita el acceso de los vecinos a la información sobre los gastos y facilita comunicar a los proveedores el estado de sus facturas.
Particularidades de las comunidades de vecinos:
No cabe duda de que las comunidades de vecinos son empresas con algunas particularidades. Por ejemplo, la gran mayoría de ellas no emiten facturas, pero hay otros elementos que las distinguen de lo que comúnmente entendemos por empresa:
Variedad de proveedores: Las comunidades de vecinos suelen tener un gran variedad de proveedores, lo que puede complicar la gestión de las facturas electrónicas.
Decisiones colectivas: La revisión, validación y pago de facturas en una comunidad de vecinos puede requerir la toma de decisiones colectivas, lo que añade complejidad a la gestión de facturas.
Tamaño de la comunidad: El tamaño de la comunidad puede influir en la complejidad de la gestión de las facturas electrónicas.
Gestión delegada: Las comunidades de vecinos delegan la gestión en su administrador de fincas, pero eso no las exime de sus obligaciones.
La implementación de la factura electrónica no es solo una opción, sino una obligación que se deriva de la normativa vigente. Al adoptar esta medida, la comunidad estará cumpliendo con la ley y evitando posibles sanciones. Además, la trazabilidad de las facturas facilita la resolución de posibles discrepancias y protege los intereses de todos los propietarios incluido el acceso a fondos comunitarios.
En DEH Online estamos comprometidos con acompañar a los administradores de fincas y a sus comunidades de vecinos en este viaje hacia la total implementación de la factura electrónica. Con este objetivo, hemos desarrollado junto con la empresa Esker el servicio FactuBox de gestión de facturas y factura electrónica que se adapta específicamente a las necesidades del sector.
Estamos listos para la factura electrónica, para que tu también lo estés. Contáctanos para más información.
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